Jak aplikace funguje

Transport je webová aplikace pro dopravní a spediční firmy. Na jednom místě v ní evidujete objednávky přeprav — ty, které jezdíte vlastními vozidly a řidiči, i ty, které předáváte k vytížení externím dopravcům. Základem je databáze dopravců a adres, ze kterých se objednávky skládají.

Aplikace slouží více firmám najednou, ale data každé firmy jsou přísně oddělená. Každá firma má vlastní administraci na své adrese, vlastní uživatele, dopravce, adresy, objednávky i nastavení.

Firmu v aplikaci zakládá provozovatel — ozvěte se nám a připravíme ji. Správce firmy pak sám zve další kolegy v části Správa webu jménem a e-mailem; nový uživatel dostane pozvánku s odkazem na nastavení hesla.

Uživatelé firmy mají jednu ze tří rolí: Správce (vše včetně nastavení a uživatelů), Dispečer a Účetní (sekce Spedice — objednávky, dopravci a adresy). Kdo pracuje pro více firem, přepíná mezi nimi v horní liště nebo na stránce Moje firmy. Každá změna se zapisuje do Historie změn (odkaz najdete v Nastavení) — kdo, kdy a co upravil.

Sekce Objednávky nahrazuje evidenci v Excelu. Seznam se zobrazuje po měsících (podle data nakládky) a nahoře ukazuje tržby, náklady a marži za měsíc. Filtrovat lze podle dopravce, zákazníka, typu nákladu nebo hledaného textu a výsledek vyexportovat do Excelu. Objednávky lze označit barevnými štítky a připojit k nim přílohy.

Objednávku lze kopírovat jako novou — převezme zákazníka, trasu i ceny, doplníte jen data, RZ a množství. Zrušenou přepravu stornujte v úpravě objednávky (box Storno, s uvedením důvodu), do marže se pak nepočítá.

Zákazník (vydaná faktura) i dopravce (přijatá faktura) mají každý svou cenu, měnu a způsob účtování — z naloženého množství, z vyloženého množství, nebo paušálem. Kurz ČNB se doplní sám při uložení, a to ke dni, který u dané strany zvolíte (nakládka, vykládka nebo den doručení faktury dopravce).

Z detailu objednávky i ze seznamu ji pošlete dopravci jako PDF e-mailem. Příjemce (e-mail dispečinku dopravce), předmět i text jsou předvyplněné a před odesláním je lze upravit; přidat můžete přílohy objednávky i další soubory z počítače. Ze seznamu lze vybrat více objednávek jednoho dopravce a poslat je hromadně jedním e-mailem.

Text PDF objednávky (podmínky, poznámky) a text potvrzovacího e-mailu si firma nastaví sama v Nastavení.

Přepravy, které jezdíte vlastními vozidly, se evidují v samostatné sekci Vlastní doprava — vlastní Objednávky (bez dopravce, s vaším řidičem a vozidlem), Řidiči a Vozidla. Objednávky vlastní dopravy se dopravcům neposílají.

U řidičů evidujete kontakty, pracovní smlouvu a doklady — občanský a řidičský průkaz, kartu řidiče, zdravotní prohlídku, IMI nebo formulář A1 — včetně naskenovaných souborů. Doklady, které chybí, prošly nebo brzy vyprší, aplikace hlídá a ukazuje na dashboardu. Sekci lze pro firmu, která vlastní vozidla nemá, skrýt.

Dopravce založíte v sekci Dopravci — název, IČO/DIČ, sídlo, kontakty (včetně e-mailu dispečinku, kam chodí objednávky), typy vozidel, oblast působnosti, pojištění a platební údaje. Seznam lze prohledávat podle názvu, IČO, města či kontaktu a filtrovat podle typu vozidla. Systém upozorní, pokud stejné IČO už má jiný dopravce, a na dashboardu hlídá pojištění, které brzy vyprší.

Dopravce, se kterým už nespolupracujete, neodstraňujte — zrušte u něj volbu Aktivní. Záznam i s historií zůstane, jen se už nenabízí u nových objednávek a jeho uživatelé ztratí přístup do portálu. Trvale smazat lze jen neaktivního dopravce. Stejně fungují i Adresy.

Uživatele k dopravci přidáte na jeho kartě jménem a e-mailem: pokud pod tím e-mailem ještě není účet, systém ho založí a pošle pozvánku s odkazem na nastavení hesla; pokud účet už existuje, dostane e-mail s odkazem na přihlášení. Dopravce pak má vlastní portál na adrese vaší firmy, vidí jen to, co se týká jeho samotného, čte vaše Novinky a spravuje svůj účet a logo.

Zákazníci i místa, která se opakují (sklady, provozovny), se ukládají v jedné společné sekci Adresy — název, adresa, IČ, DIČ, kontaktní osoba, e-mail, telefon a poznámka (např. otevírací doba nebo pokyny pro řidiče). Stejná adresa může sloužit jednou jako nakládka a jindy jako vykládka. Údaje firmy lze podle IČ načíst z registru ARES a systém upozorní, pokud stejná ulice a PSČ už jsou uložené. Novou adresu lze založit i rovnou z formuláře objednávky.

Podporované měny jsou CZK, EUR, PLN, GBP a USD. Kurzy vůči koruně se stahují automaticky každý den z ČNB. Objednávky uložené dřív, než ČNB vyhlásí kurz na daný den (kolem 14:30), se po denním stažení kurzů automaticky přepočítají; o víkendu a ve svátek platí kurz posledního pracovního dne. V Nastavení lze kurzy znovu stáhnout a doplnit i zpětně za libovolné období.

V Nastavení správce vyplní údaje o firmě (zobrazí se na PDF objednávky), text objednávky, potvrzovací e-maily dopravcům, typy nákladu a barevné štítky objednávek. Najde tu i využití úložiště a historii změn.

V části Nastavení se nastavuje logo firmy, barva a písmo administrace, viditelnost sekce Vlastní doprava a Novinky, které uvidí vaši dopravci ve svém portálu.

V pravém horním rohu, pod svým jménem — změna jména, profilového obrázku, hesla a zapnutí dvoufaktorového ověření (2FA) přes ověřovací aplikaci v telefonu. Zapomenuté heslo si obnovíte odkazem na přihlašovací stránce. Přihlásit se lze i účtem Google.